【媒體管家】媒體公關(guān)，公司邀請媒體記者的具體流程

眾所周知,很多政府機構(gòu)、企業(yè)單位都知道要大量地宣傳自己的公司,才能獲得更多的業(yè)務(wù)量,提升曝光和媒體公信力,只有少部分的政府機關(guān)、企事業(yè)單位才會看準(zhǔn)時機,大量的舉辦新聞發(fā)布會,新品發(fā)布會,參加各種展會等,這個時候如果能邀請到當(dāng)?shù)貦?quán)威的記者媒體到現(xiàn)場采訪和后期適當(dāng)?shù)男麄鲌蟮?或者通過媒體大量發(fā)布新聞報道和媒體擴散,定會起到事半功倍的作用。

但是,如果企事業(yè)單位沒有一定的人脈優(yōu)勢和相關(guān)經(jīng)驗,像這種商業(yè)發(fā)布會、活動現(xiàn)場是很難邀請到記者到場的,更別說后期的宣傳了,這時候就需要找專業(yè)的媒體公關(guān)公司進行相關(guān)的媒體邀請服務(wù),接下來媒體管家小編就給大家分享一下通過媒體公關(guān)公司邀請媒體記者的具體流程,以便提高大家的工作效率。

一、確定活動時間

提供準(zhǔn)確的活動時間,這個時間一定要精確到時,比如2022年08月18日上午09:30,這樣媒體記者心里有個數(shù),會根據(jù)實際情況提前出發(fā)到達現(xiàn)場,不至于出現(xiàn)遲到的現(xiàn)象,有人為了讓記者不遲到,把時間報早了1個小時甚至2個小時,這完全沒必要,一般媒體記者都會提前30分鐘左右到活動現(xiàn)場,時間完全充足。。

二、確定活動地址

提供詳細(xì)的活動地址,地點要精確到某某酒店或者某某展位,比如上海市XXX區(qū)XXX路XXXX號,上海國際會展中心XXX樓XXX廳,這樣媒體記者可以直接到會場干活,而不是到某個地方后再打電話給對接人,有時候?qū)尤艘幻?或者電話調(diào)的靜音聯(lián)系不上,媒體記者只有苦等,這樣就有可能會遲到,首先這樣對媒體記者不尊重,其次還有可能會影響活動效果。

三、提供新聞通稿

由于是商業(yè)活動,記者不負(fù)責(zé)撰稿,如果邀請網(wǎng)絡(luò)媒體或者報紙媒體,需要甲方提前準(zhǔn)備正規(guī)合法的新聞通稿。網(wǎng)絡(luò)媒體(如,新浪網(wǎng)、網(wǎng)易、騰訊等)通稿字?jǐn)?shù)一般1000字左右,可以配1-3張圖片,平面媒體(如揚子晚報、文匯報、南方都市報)一般300-500字左右。如果邀請視頻媒體(如,騰訊視頻、優(yōu)酷視頻、愛奇藝視頻)或者電視臺(如江蘇電視臺、上海電視臺、廣東電視臺等),需要甲方提前準(zhǔn)備配音字幕稿還有重要人物名稱和職務(wù)。

四、提供媒體邀請函

媒體邀請函可以是圖片形式,H5形式,甚至是文字形式,如果是自行邀請的話,媒體邀請函對記者是否來參加活動起著至關(guān)重要的作用,但今天我們講的是通過媒體公關(guān)公司邀請記者,如果以上三點都提供了,那么媒體邀請函可有可無,因為媒體公關(guān)公司是吃專業(yè)飯的,完全有這個關(guān)系和能力幫你邀請到相關(guān)記者,但前提是你的活動必須正規(guī)合法。。

五、擬邀請媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后,一般當(dāng)天就能確定好哪些媒體愿意參加活動并進行宣傳報道,這個時候就要甲方根據(jù)實際情況走合同打款確定媒體了,一般提前一周比較合適,因為媒體每天的工作都是提前安排好的,如果臨時確定,很有可能已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)參加你的活動。

六、確定合作媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后,一般當(dāng)天就能確定好哪些媒體愿意參加活動并進行宣傳報道,這個時候就要甲方根據(jù)實際情況走合同打款確定媒體了,一般提前一周比較合適,因為媒體每天的工作都是提前安排好的,如果臨時確定,很有可能已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)參加你的活動。

七、活動流程對接

這個流程一定要提前讓媒體知道,最好記者到場之后給一份流程表給記者,因為媒體不會全程待在活動現(xiàn)場,如果是有需要采訪環(huán)節(jié)的更要注意,采訪時間不要安排在活動最后,因為媒體采集到所需素材之后便會離開,以免找不到媒體采訪。大部分情況,我們媒體管家會要求媒體在活動期間保留在現(xiàn)場全城參與甲方的活動,以便更全面的了解活動內(nèi)容,發(fā)掘新聞主題,便于后期報道和發(fā)布,另外,對于現(xiàn)場的采訪還需要甲方提前提供采訪稿,以避免媒體提的問題受訪人答不上的尷尬處境。

八、媒體到場接待

一般如果不是極小規(guī)模的活動現(xiàn)場,媒體管家都會安排專業(yè)的媒體負(fù)責(zé)人帶到現(xiàn)場,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌所有邀約到場媒體的聯(lián)絡(luò)、對接、簽到、現(xiàn)場組織、協(xié)調(diào)群訪/專訪,甲方最好是專門派一個負(fù)責(zé)接待的人相互存下電話號碼以便及時溝通。雙方碰面后,如有其他交代可以當(dāng)場協(xié)商,活動現(xiàn)場應(yīng)為媒體記者安排座位和飲用水,媒體記者準(zhǔn)備離開的時候最好能有一份伴手禮以增加好感,有利于后期的宣傳和合作。

九、活動宣傳報道

活動結(jié)束以后,媒體記者回去原則上是按照甲方事先準(zhǔn)備好的新聞通稿在對應(yīng)的媒體上進行報道(電視臺播放,報紙雜志刊登,視頻上傳,網(wǎng)媒發(fā)稿),但也可能有部分媒體參加活動之后覺得內(nèi)容或者標(biāo)題和實際活動不符合,會進行適當(dāng)?shù)男薷暮驼{(diào)整并不會提前告知。另外,如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里,需提前告知公關(guān)公司和記者協(xié)商。

十、合作反饋匯報

活動宣傳報道之后,媒體公關(guān)會對本次邀請的媒體進行宣傳報道的信息進行整理匯總給甲方。電視臺播放會提前通知甲方播放時間,讓甲方注意收看,有部分電視臺有網(wǎng)絡(luò)播放鏈接可提供,視頻媒體提供鏈接,網(wǎng)絡(luò)媒體提供新鏈接和收錄截圖,報紙/雜志媒體有部分有網(wǎng)絡(luò)鏈接提供,并且會寄至少一份樣報/雜志給甲方,網(wǎng)紅主播提供回放鏈接,KOL提供宣傳鏈接。

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