「媒體管家總部上海軟聞」如何進(jìn)行媒體邀約

一、確定活動(dòng)時(shí)間和地址

提供準(zhǔn)確的活動(dòng)時(shí)間和地址，這個(gè)時(shí)間一定要精確到時(shí)，比如2022年2月4日上午09:30

活動(dòng)地址要詳細(xì)，地點(diǎn)要精確到某某酒店或者某某展位，比如廣州琶洲國(guó)際會(huì)展中心  A區(qū)1.2館J19

二、提供新聞通稿

由于是商業(yè)活動(dòng)，記者不負(fù)責(zé)撰稿，如果邀請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)媒體或者報(bào)紙媒體，需要甲方提前準(zhǔn)備正規(guī)合法的

新聞通稿。網(wǎng)絡(luò)媒體（如，新浪網(wǎng)）通稿字?jǐn)?shù)一般1000~1500字左右，可以配3~5張圖片，平面媒體（如，南方都市報(bào)）一般200-300字左右。如果邀請(qǐng)視頻媒體（如，騰訊視頻）或者電視臺(tái)（如，廣東電視臺(tái)），需要甲方提前準(zhǔn)備配音字幕稿還有重要人物名稱和職務(wù)。

三、提供

媒體邀請(qǐng)函

媒體邀請(qǐng)函可以是圖片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀請(qǐng)的話，媒體邀請(qǐng)函對(duì)記者是否來(lái)參加活動(dòng)起著至關(guān)重要的作用，但今天我們講的是通過(guò)媒體公關(guān)公司邀請(qǐng)記者，如果以上三點(diǎn)都提供了，那么媒體邀請(qǐng)函可有可無(wú)，因?yàn)槊襟w公關(guān)公司是吃專業(yè)飯的，完全有這個(gè)關(guān)系和能力幫你邀請(qǐng)到相關(guān)記者，但前提是你的活動(dòng)必須正規(guī)合法。

四、擬邀請(qǐng)媒體

說(shuō)出你想邀請(qǐng)的媒體類型（電視臺(tái)，報(bào)紙雜志，視頻媒體，網(wǎng)絡(luò)媒體，網(wǎng)紅直播，KOL），想邀請(qǐng)的媒體數(shù)量，讓小編幫你確定。如果你不熟悉有哪些媒體，不知道邀請(qǐng)多少合適，你可以給一個(gè)大概的預(yù)算和活動(dòng)的規(guī)模人數(shù)，小編會(huì)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況做最合適的匹配以保證活動(dòng)效果。

五、確定合作媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后，一般當(dāng)天就能確定好哪些媒體愿意參加活動(dòng)并進(jìn)行宣傳報(bào)道，這個(gè)時(shí)候就要甲方根據(jù)實(shí)際情況走合同打款確定媒體記者了，一般提前一周比較合適，因?yàn)槊襟w記者每天的工作都是提前安排好的，如果臨時(shí)確定，很有可能記者已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)你的活動(dòng)。

六、活動(dòng)流程對(duì)接

這個(gè)流程一定要提前讓記者知道，最好記者到場(chǎng)之后給一份流程表給記者，因?yàn)槊襟w記者不會(huì)全程待在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，如果是有需要采訪環(huán)節(jié)的更要注意，采訪時(shí)間不要安排在活動(dòng)最后，因?yàn)橛浾卟杉剿杷夭闹蟊銜?huì)離開(kāi)，以免找不到記者采訪。另外，采訪還需要甲方提前提供采訪稿，以避免記者提的問(wèn)題受訪人答不上的尷尬處境。

七、媒體到場(chǎng)接待

如果不是特別大規(guī)模的發(fā)布會(huì)活動(dòng)，媒體公關(guān)人士不會(huì)親自到場(chǎng)，但是會(huì)指定一個(gè)記者作為領(lǐng)頭人帶領(lǐng)其他媒體記者一并到場(chǎng)，甲方最好是專門(mén)派一個(gè)負(fù)責(zé)接待的人相互存下電話號(hào)碼以便及時(shí)溝通。雙方碰面后，如有其他交代可以當(dāng)場(chǎng)協(xié)商，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)為媒體記者安排座位和飲用水，媒體記者準(zhǔn)備離開(kāi)的時(shí)候最好能有一份伴手禮以增加好感，有利于后期的宣傳和合作。

八、活動(dòng)宣傳報(bào)道

活動(dòng)結(jié)束以后，媒體記者回去原則上是按照甲方事先準(zhǔn)備好的新聞通稿在對(duì)應(yīng)的媒體上進(jìn)行報(bào)道（電視臺(tái)播放，報(bào)紙雜志刊登，視頻上傳，網(wǎng)媒發(fā)稿），但也可能有部分媒體參加活動(dòng)之后覺(jué)得內(nèi)容或者標(biāo)題和實(shí)際活動(dòng)不符合，會(huì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮驼{(diào)整并不會(huì)提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里，需提前告知公關(guān)公司和記者協(xié)商。

九、合作反饋匯報(bào)

活動(dòng)宣傳報(bào)道之后，媒體公關(guān)會(huì)對(duì)本次邀請(qǐng)的媒體進(jìn)行宣傳報(bào)道的信息進(jìn)行整理匯總給甲方。電視臺(tái)播放會(huì)提前通知甲方播放時(shí)間，讓甲方注意收看，有部分電視臺(tái)有網(wǎng)絡(luò)播放鏈接可提供，視頻媒體提供鏈接，網(wǎng)絡(luò)媒體提供新鏈接和收錄截圖，報(bào)紙/雜志媒體有部分有網(wǎng)絡(luò)鏈接提供，并且會(huì)寄至少一份樣報(bào)/雜志給甲方，網(wǎng)紅主播提供回放鏈接，KOL提供宣傳鏈接。

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