【媒體管家】企業(yè)新聞發(fā)布會如何邀約媒體或記者？

聯(lián)網(wǎng)時代，信息無孔不入。然而，網(wǎng)絡(luò)上信息繁多、真假難辨，網(wǎng)絡(luò)辟謠的速度總在努力追趕虛假信息的傳播速度。新聞發(fā)布會便是讓相關(guān)公眾更好地了解事情發(fā)展全貌的非常重要的方式之一。近年來受到疫情影響，各地政府都會在有疫情突發(fā)情況時，召開新聞發(fā)布會，保障相關(guān)公眾知情權(quán)，避免引起不必要的恐慌，助力疫情防控工作。企業(yè)的成功運營也一樣，當有新產(chǎn)品發(fā)布時，新聞發(fā)布會起到了推廣宣傳的作用;當遇到負面輿情時，新聞發(fā)布會起到了解釋澄清的作用;當舉辦重大慶?；顒訒r，新聞發(fā)布會起到了營造了喜慶的氣氛。那么，既然新聞發(fā)布會對企業(yè)而言如此重要，企業(yè)又應(yīng)當如何邀約媒體開展新聞發(fā)布會呢?

一、確定活動時間

提供準確的活動時間，這個時間一定要精確到時，比如某年某月某日某個點，這樣媒體記者心里有個數(shù)，會根據(jù)實際情況提前出發(fā)到達現(xiàn)場，不至于出現(xiàn)遲到的現(xiàn)象，有人為了讓記者不遲到，把時間報早了30分甚至1個小時，這完全沒必要，一般媒體記者都會提前20分鐘左右到活動現(xiàn)場，時間完全充足。

二、確定活動地址

提供詳細的活動地址，地點要精確到某某酒店或者某某展位，這樣媒體記者可以直接到會場干活，而不是到某個地方后再打電話給對接人，有時候?qū)尤艘幻?，或者電話調(diào)的靜音聯(lián)系不上，媒體記者只有苦等，這樣就有可能會遲到，首先這樣對媒體記者不尊重，其次還有可能會影響活動效果。

三、提供新聞通稿

由于是商業(yè)活動，記者不負責撰稿，如果邀請網(wǎng)絡(luò)媒體或者報紙媒體，需要甲方提前準備正規(guī)合法的新聞通稿。網(wǎng)絡(luò)媒體(如，新浪網(wǎng))通稿字數(shù)一般1000字左右，可以配1-3張圖片，平面媒體(如，南方都市報)一般200-300字左右。如果邀請視頻媒體(如，騰訊視頻)或者電視臺(如，廣東電視臺)，需要甲方提前準備配音字幕稿還有重要人物名稱和職務(wù)。

四、提供媒體邀請函

媒體邀請函可以是圖片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀請的話，媒體邀請函對記者是否來參加活動起著至關(guān)重要的作用，但今天我們講的是通過媒體公關(guān)公司邀請記者，如果以上三點都提供了，那么媒體邀請函可有可無，因為媒體公關(guān)公司是吃專業(yè)飯的，完全有這個關(guān)系和能力幫你邀請到相關(guān)記者，但前提是你的活動必須正規(guī)合法。這里推薦你們可以去找媒體管家上海軟聞，當前【媒體管家】平臺服務(wù)遍及北京、上海、廣州、深圳、杭州、重慶、西安、武漢、南昌、蘇州、成都數(shù)百個城市,單月落地活動最多達到30場次,單次媒體邀約服務(wù)超過200家,累計媒體公關(guān)服務(wù)超過1500場次,業(yè)已成為行業(yè)領(lǐng)先的媒體公關(guān)服務(wù)機構(gòu)。

五、擬邀請媒體

說出你想邀請的媒體類型(電視臺，報紙雜志，視頻媒體，網(wǎng)絡(luò)媒體，網(wǎng)紅直播，KOL)，想邀請的媒體數(shù)量，讓公關(guān)公司幫你確定。如果你不熟悉有哪些媒體，不知道邀請多少合適，你可以給一個大概的預(yù)算和活動的規(guī)模人數(shù)，公關(guān)人士會根據(jù)經(jīng)驗和實際情況做最合適的匹配以保證活動效果。在發(fā)布會開展前的2~3天，將有關(guān)細節(jié)再次與媒體記者溝通。這些細節(jié)包括具體會議流程、參會領(lǐng)導、參會領(lǐng)導等。此時，有關(guān)企業(yè)也可將發(fā)布會當天的重要環(huán)節(jié)告知媒體記者，對于哪些環(huán)節(jié)和特定人物需要重點拍攝和撰寫稿件，也應(yīng)提前交代。畢竟新聞發(fā)布會活動轉(zhuǎn)瞬即逝，有些精彩的鏡頭錯過了就不在了。對于從外地趕來的新聞媒體記者，建議企業(yè)為其做好有關(guān)住宿安排，如不提供也請?zhí)崆罢f明。

六、確定合作媒體

提前邀請有意向采訪的媒體。媒體記者工作量可能比較大，邀請媒體采訪，最好提前和媒體溝通，以便其留出充分的時間和檔期。建議提前一周到半個月確定了發(fā)布會的答題內(nèi)容后，和媒體溝通，發(fā)出邀請函。第一次的邀請函建議以書面形式送達。在此次邀請函中應(yīng)當寫明有關(guān)新聞發(fā)布會的主題、舉辦時間、地點、規(guī)模、主要參會人員，如果有關(guān)發(fā)布會是定期舉行，建議對發(fā)布會的歷史等進行描述，以便新聞記者能更好地了解新聞發(fā)布會的開展背景。此外，在發(fā)布會邀請函申請一定寫明聯(lián)系人、電話等聯(lián)系方式以方便解答媒體記者的疑問，并保持積極溝通。

七、活動流程對接

這個流程一定要提前讓記者知道，最好記者到場之后給一份流程表給記者，因為媒體記者不會全程待在活動現(xiàn)場，如果是有需要采訪環(huán)節(jié)的更要注意，采訪時間不要安排在活動最后，因為記者采集到所需素材之后便會離開，以免找不到記者采訪。另外，采訪還需要甲方提前提供采訪稿，以避免記者提的問題受訪人答不上的尷尬處境。

八、媒體到場接待

積極管理媒體記者。如果新聞發(fā)布會的規(guī)模比較大，企業(yè)需要邀請多家新聞媒體記者前來采訪，此時建議為媒體記者發(fā)放專門的記者牌、開啟記者通道、設(shè)置記者接待專區(qū)等，以便在會議過程當中辨認其身份，同時也提高媒體記者的采訪體驗，使得新聞發(fā)布會的展開更加井然有序。

九、活動宣傳報道

活動結(jié)束以后，媒體記者回去原則上是按照甲方事先準備好的新聞通稿在對應(yīng)的媒體上進行報道(電視臺播放，報紙雜志刊登，視頻上傳，網(wǎng)媒發(fā)稿)，但也可能有部分媒體參加活動之后覺得內(nèi)容或者標題和實際活動不符合，會進行適當?shù)男薷暮驼{(diào)整并不會提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里，需提前告知公關(guān)公司和記者協(xié)商。

十、合作反饋匯報

活動宣傳報道之后，媒體公關(guān)會對本次邀請的媒體進行宣傳報道的信息進行整理匯總給甲方。電視臺播放會提前通知甲方播放時間，讓甲方注意收看，有部分電視臺有網(wǎng)絡(luò)播放鏈接可提供，視頻媒體提供鏈接，網(wǎng)絡(luò)媒體提供新鏈接和收錄截圖，報紙/雜志媒體有部分有網(wǎng)絡(luò)鏈接提供，并且會寄至少一份樣報/雜志給甲方，網(wǎng)紅主播提供回放鏈接，KOL提供宣傳鏈接。(媒體管家上海軟聞專業(yè)從事新聞邀請媒體到場，記者采訪，新聞發(fā)稿、企業(yè)專訪、媒體現(xiàn)場直播、網(wǎng)紅線下直播、全國類型媒體都可以操作安排)

當然，上面提到的僅僅只是企業(yè)在邀請記者參加新聞發(fā)布會時的一些注意事項，事實上，邀約媒體是非常復雜的過程，其中要考慮的因素遠遠不止上面這些。除非企業(yè)有成型的公關(guān)團隊或公關(guān)部門，否則在邀約媒體時可能會出現(xiàn)紕漏，容易導致手忙腳亂。因此，還是建議將邀請媒體等內(nèi)容交給專業(yè)的團隊負責。媒體管家上海軟聞就是專業(yè)的團隊，其不僅僅能提供邀約媒體的服務(wù)，還專注于網(wǎng)絡(luò)影響推廣、新聞發(fā)布、企業(yè)公關(guān)營銷、記者采訪報道等，如有需要可登錄企業(yè)官方網(wǎng)站【zhaomedia.com】查看。

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