【媒體管家】2023企業(yè)/公司年會(huì)如何邀請(qǐng)媒體記者報(bào)道？

媒體邀約是指企業(yè)或公司根據(jù)其公關(guān)活動(dòng)，如展覽會(huì)、新產(chǎn)品上市、合作簽約等，向特定媒體發(fā)出邀請(qǐng)。如果活動(dòng)選題被媒體通過，相應(yīng)媒體將在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)采訪報(bào)道，然后在相應(yīng)媒體上進(jìn)行宣傳推廣。實(shí)際上，媒體邀約可以簡(jiǎn)單地理解為邀請(qǐng)?zhí)囟襟w對(duì)公司的事件進(jìn)行采訪和報(bào)道。這個(gè)過程叫做媒體邀約。

那么，企業(yè)慶典年會(huì)如何邀請(qǐng)媒體記者現(xiàn)場(chǎng)報(bào)道呢?媒體管家認(rèn)為企業(yè)在邀請(qǐng)電視媒體時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面。

第一、根據(jù)企業(yè)的行業(yè)領(lǐng)域、受眾分布、活動(dòng)主題確定邀約媒體的類型和頻道。

從央臺(tái)到省臺(tái)再到地方電視臺(tái)，各級(jí)電視臺(tái)根據(jù)播出內(nèi)容分為不同的頻道，各有側(cè)重的新聞欄目，其負(fù)責(zé)的媒體記者也各不相同。企業(yè)需要根據(jù)自己的行業(yè)領(lǐng)域、客戶的主流受眾、本次活動(dòng)的宣傳對(duì)象、規(guī)模和預(yù)算以及活動(dòng)的主題選擇合適的電視臺(tái)和電視節(jié)目，然后與相應(yīng)的媒體記者聯(lián)系溝通，發(fā)出活動(dòng)邀請(qǐng)。其他媒體，比如報(bào)紙，網(wǎng)媒，視頻媒體也有負(fù)責(zé)不同行業(yè)，不同板塊的媒體老師。

第二，邀請(qǐng)媒體時(shí)，要明確告知活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、和參會(huì)嘉賓。

媒體老師每個(gè)月的報(bào)道任務(wù)非常的重，選題也很多。因此，企業(yè)必須在媒體邀請(qǐng)函中明確告知活動(dòng)的具體時(shí)間和地點(diǎn)，以便媒體記者盡快確定時(shí)間是否沖突。同時(shí)，央媒的審核比其他類型的媒體更加嚴(yán)格，企業(yè)在告知活動(dòng)主題和參與人員時(shí)必須真實(shí)準(zhǔn)確。

第三，與媒體記者建立友好互動(dòng)關(guān)系。

媒體公關(guān)本身就是一個(gè)處理媒體與企業(yè)公共關(guān)系的工作。當(dāng)媒體老師活動(dòng)時(shí)間沖突時(shí)，往往會(huì)選擇與自己關(guān)系較好的企業(yè)的活動(dòng)。因此，與媒體建立友好互動(dòng)的關(guān)系非常重要。如果企業(yè)還沒有和媒體建立這種關(guān)系，也可以找專業(yè)的媒體邀請(qǐng)機(jī)構(gòu)(比如媒體管家上海軟聞)幫忙邀請(qǐng)。

第四，為媒體老師安排合理的坐席和采訪空間。

電視臺(tái)對(duì)畫質(zhì)的要求比普通視頻媒體更高，拍攝設(shè)備也會(huì)更大。為了保證拍攝效果和播出效果，需要安排一個(gè)無遮擋的座位，讓攝像機(jī)拍攝整個(gè)舞臺(tái)。另外在采訪的時(shí)候也應(yīng)當(dāng)盡量滿足電視臺(tái)媒體老師的要求，此外文字媒體進(jìn)行專訪或者群芳時(shí)，已盡量選擇會(huì)場(chǎng)較安靜和舒適的區(qū)域來進(jìn)行，以免被外界因素所打擾。

第五.采訪要提前溝通。

如果企業(yè)想在活動(dòng)結(jié)束后安排媒體采訪企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或重要嘉賓，需要提前與媒體記者溝通，以便媒體記者預(yù)留采訪時(shí)間。

第六、及時(shí)提供內(nèi)容真實(shí)、敘述清晰的新聞通稿。

企業(yè)需要撰寫活動(dòng)的新聞文章，提供給媒體，作為媒體記者撰寫口播文章的參考。稿件內(nèi)容必須真實(shí)客觀，敘述完整，語言清晰流暢。

把握好以上幾點(diǎn)，組織者就能在這次活動(dòng)中取得高質(zhì)量的成果。邀請(qǐng)媒體記者可以自己做，也可以找有經(jīng)驗(yàn)的媒體公司，比如媒體管家上海軟聞。在此提醒大家，最好提前7天左右邀請(qǐng)媒體記者，這樣有充足的時(shí)間準(zhǔn)備材料，并確認(rèn)媒體記者當(dāng)天是否有時(shí)間，提前預(yù)約。

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